Aujourd’hui, je reviens pour vous présenter mes 6 outils préférés pour m’organiser !
Car depuis mes études, la productivité m’a toujours passionné.
Comme j’avais beaucoup de devoirs et de choses à faire en général, je cherchais toujours des méthodes pour gagner du temps, apprendre à prioriser… bref, être au top de l’organisation !
Même si ce n’est pas toujours le cas parce que d’une part, je ne suis pas parfaite et d’autre part, ça arrive qu’il y ait des loupés, des contres-temps, la flemme qui s’invite… en un mot, la vie !
Ceci dit, c’est en faisant des erreurs, qu’on apprends.
Et grâce à mes erreurs, j’ai pu mieux me connaitre, tester des méthodes, savoir ce qui marchait pour moi et ce qui ne marchait pas. Comme à quel moment de la journée je suis la plus productive (spoiler alert : le matin et souvent le soir) et avec quels outils je suis la plus efficace !
MES 6 OUTILS
Certains sont plus pro-papier 📝 ou pro-digital 💻 mais en ce qui me concerne, j’utilise les deux formats en fonction de mes besoins.
Vous pourrez voir par vous même, à travers ces outils, que l’histoire de ma vie c’est : le visuel, la structure et ne pas oublier les choses. 😂
Les 6 outils que je détaillerais sont :
- Listes de choses à faire
- Fiche projet : décomposition des tâches
- Fiche de priorité : priorité / secondaire / à l’occasion
- Carnet principal : pour rédiger mes notes et To do list
- Google calendar
- Les rappels
OUTIL POUR M’ORGANISER N°1 : LES LISTES DE CHOSES À FAIRE
J’ai commencé à faire des To-do lists ou listes de choses à faire pendant mes études et c’est une habitude que j’ai gardé jusqu’à aujourd’hui. Pour cette liste de tâches temporaire, je préfère utiliser le format papier.
LA LISTE À THÈME
Je l’ai même décliné pour faire des listes « à thème » pour organiser et rassembler mes idées.
Pour les listes « à thème », je les fait sur des feuilles « volantes » 📄 que j’alimente au fur et à mesures de mes idées puis que je les classe dans un lutin 🧙.
C’est un type de liste que j’utilise pour rassembler mes idées d’article par exemple.
LA LISTE DE CHOSE À FAIRE AU QUOTIDIEN (TO-DO LIST)
Pour cette partie, je vais davantage vous parler de la liste de choses à faire au quotidien.
Pourquoi je la fais ?
- Pour voir d’un coup d’oeil toutes les choses à faire
- Ne pas oublier l’essentiel
Comment ?
- Je note toutes les tâches du jour sur mon carnet
- Je la rédige la veille au soir, le matin ou en cours de journée si j’ai besoin de structure
- Parfois j’indique le temps à consacrer à cette tâche
- Une fois la tâche terminée, je la raye.
Ça m’arrive de temps à autre de faire des catégories pour les tâches en les mettant en titre.
Par exemple :
BLOG
- Rédiger l’article « titre »
- Prendre les photos
OUTIL POUR M’ORGANISER N°2 : LA FICHE DE PROJET
Lorsque j’ai un projet, j’aime bien écrire toutes les étapes qui me permettront de le mener à bien.
Que ce soit de grandes étapes ou de plus petites étapes, ça me rassure de tout voir écrit quelque part.
Pourquoi je la fais ?
Pour moi, faire des fiches de projets à plusieurs avantages :
- Avoir une vision globale de la charge de travail et du temps que ça pourrait prendre : en sachant que je suis très visuelle et que j’aime avoir les choses sous les yeux, autant vous dire que ça m’aide beaucoup !
- Mieux organiser les grandes étapes en « blocs » de travail : c’est moins submergeant que de se dire que « je dois passer par toutes ces étapes pour réaliser ce projet »
- Je n’oublie pas l’essentiel de ce qui doit être fait : tout est sur papier et non dans ma tête au milieu de 1000 pensées.
Comment je procède ?
C’est simple :
- Je fais un brouillon avec toutes les tâches à faire pour le projet
- Ensuite, je les organise par ordre de priorité
- Je prends une nouvelle feuille
- J’y note le titre du projet
- Et enfin, je note les grandes étapes et sous-étapes dans l’ordre
- Bonus : j’estime le temps de chaque tâche
LES « BASES » DE FICHE DE PROJET
Parfois, je fais des « bases » de fiche de projet qui me servent de checklist pour mes articles par exemple avec les étapes incontournables. De cette façon, si j’ai l’impression d’oublier quelque chose, je me réfère à cette liste et je vérifie si tout est OK.
OUTIL POUR M’ORGANISER N°3 : LA FICHE DE PRIORITÉ
C’est une fiche que j’utilise plus ou moins régulièrement mais que j’utilise surtout quand j’ai beaucoup de choses à faire et que je ne sais pas par quoi commencer.
Si vous faites des listes à thème, ça peut être intéressant de l’utiliser pour choisir des éléments de vos listes et les classer dans les différentes catégories du tableau.
MON ADAPTATION DE LA MÉTHODE KANBAN
Avant j’utilisais un tableau blanc ou je mettais les mêmes colonnes que je vous présenterais plus bas et où j’y mettais des Post-its : 1 Post-it = 1 projet.
Je crois que je m’étais inspirée de la méthode Kanban sauf que au lieu de faire une colonne « Terminé », je jetais les Post-it à la poubelle.
En y réfléchissant la colonne « Terminé » avait l’avantage de voir et de se rendre compte du travail terminé. Mais je crois que j’avais décidé de faire autrement parce que pour moi si il y a un Post-it, c’est que c’est à faire.
Pourquoi j’utilise cette fiche ?
- Pour mieux prioriser mes projets : identifier ce qui est prioritaire du secondaire
- Comme d’habitude, avoir une vue globale
- Ne pas perdre de vue les projets que je veux faire plus tard
Comment ?
- Je la fais sur une feuille où je note les projets au crayon et les réparti en 3 catégories : prioritaire, secondaire, à l’occasion
- Les catégories sont faites sous forme de colonne
- Prioritaire : toutes les projets à faire dès que possible
- Secondaire : toutes les projets à faire quand les tâches prioritaires seront terminées
- À l’occasion : toutes les projets à faire quand j’en aurais l’occasion comme son nom l’indique
OUTIL POUR M’ORGANISER N°4 : LE CARNET PRINCIPAL
C’est vraiment le compagnon de mon quotidien. J’y note pas mal de choses parce que j’adore prendre des notes.
J’ai d’autres carnets pour d’autres thèmes car j’aime que chaque thème ait son carnet. J’aime pas tout mélanger.
C’est le carnet que j’utilise le plus et le seul pour lequel je m’autorise à mélanger des choses.
Pourquoi j’utilise un carnet ?
- Pour ne pas oublier : comme je pense souvent à plein de choses en même temps, je préfère écrire les choses. En plus, j’ai l’impression que le fait d’écrire manuellement m’aide à mieux mémoriser 🤔
- Ça évite de noter tout et n’importe quoi sur des post-its et de les perdre : avec le carnet, tout est au même endroit.
Comment ?
Je note :
- Mes to-do lists
- Toutes mes idées, notes, etc.
- Mes challenges pour lesquelles je fais des petits carrés.
Pour les prises de notes rapides, quand je ne l’écris pas dans mon carnet, je l’écris dans l’application « Notes » de mon téléphone même si j’aime moins cette option. Pour le coup, je préfère utiliser le papier dans ce cas là.
OUTIL POUR M’ORGANISER N°5 : GOOGLE CALENDAR
J’ai une relation particulière avec Google Calendar parce que quand je prépare mes journées avec mais parfois je ne le suis pas forcément.
Mais quand je n’en fais pas, je vois la différence : je me sens perdue et j’ai l’impression que ma journée n’est pas du tout structurée. Et justement, la structure, ça me rassure 😂.
Pourquoi je l’utilise ?
- Pour structurer mes journées
- Pour avoir une vision globale de ma semaine (je vous ai dit que j’étais visuelle)
- C’est plus pratique et rapide à modifier que si je faisais un planning papier (comme j’en faisais autrefois)
- Pour la synchronisation sur tout les appareils et avec iCloud
Comment je l’utilise ?
- J’ai 3 catégories de calendrier : un pour le blog et les réseaux sociaux, un pour le travail et un autre pour moi (rendez-vous et activités perso)
- Chaque calendrier à ses propres couleurs et ses propres récurrences
- Soit je m’y prends en amont et j’organise mes activités une semaine avant
- Ou je l’organise et modifie au jour le jour
- J’ai déjà programmé des activités récurrentes qui se répètent tous les mois, toutes les semaines voire tous les ans
Il m’arrive d’utiliser des calendriers papier en complément de temps en temps.
De cette manière, tout est affiché partout même quand je suis hors ligne.
OUTIL POUR M’ORGANISER N°6 : LES RAPPELS
Pour les choses à faire sur le long terme, j’utilise l’application « Rappel » de mon téléphone dans lequel je rassemble les tâches du même thème par liste.
Souvent, ce sont des tâches récurrentes surtout pour la maison ou l’administratif que je note et que je vais devoir faire à différentes fréquences.
C’est l’équivalent de ma To-list papier en version « permanente ».
Pourquoi ?
- Ne pas oublier l’essentiel comme d’habitude et alléger ses pensées
- Anticiper
- Si je ne fais pas une tâche le jour prévu, ça se réinscrit sur le jour d’après tant que je ne l’ai pas faite
- Pour mes choses à acheter
Comment ?
- J’ai une liste pour chaque catégorie
Par exemple, pour la liste « Administratif » je note toutes les tâches à faire récurrentes ou non.
- Je note les choses à faire dans quelques jours ou quelques semaines quand je ne peux pas le noter dans ma To-do list du jour (même si je préfère barrer les tâches sur papier 😂)
- Je note toutes les tâches récurrentes
Voilà pour mes 6 outils qui m’aide dans mon organisation !
En espérant que ça vous aura aidé ou donné des idées 😊
Dites-moi ce que vous en avez pensé en commentaire. 👇🏽
Et sinon, quels sont vos outils pour vous organiser ? 🤔
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Wendy
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